Handbok för leverantörer

Välkommen som leverantör till Huddinge Samhällsfastigheter. I våra fastigheter vistas såväl barn i olika åldrar och äldre. Vi ber dig att alltid ha det i åtanke och iaktta den försiktighet som krävs. Ditt uppträdande är viktigt, inte bara för det företag du kommer från utan även för oss.

Du representerar Huddinge Samhällsfastigheter

Verksamheten i lokalen där du ska utföra ditt uppdrag ska kontaktas omgående efter mottagen arbetsorder för överenskommelse om tid för genomförande av arbetet.

Presentera dig alltid och tala om att du arbetar som leverantör för Huddinge Samhällsfastigheter. Berätta vad du ska göra, hur lång tid du beräknar att arbetet tar och om du behöver lämna lokalen under arbetet och återkomma senare. Stäm även av om det finns några speciella regler för verksamheten i lokalen som är bra att känna till (hos gruppboenden, särskolor etc).

Nycklar

Vår nyckelhantering är digital.

Anmäl de medarbetare och underleverantörer som behöver låna nycklar hos oss enligt de instruktioner du fått från vår inköpsavdelning eller från den som beställt jobbet. Vi registrerar dem då som auktoriserade användare. Det tar tre arbetsdagar för anmälan att registreras.

Efter registrering kan nycklar hämtas och lämnas med ID o6 i digitala nyckelskåp på Förrådsvägen 2, Huddinge. (Öppettider)

När en medarbetare slutar eller börjar behöver du meddela oss. Skicka mejl till nycklar@husf.se så tar vi bort aktuell behörighet.

Hämta och lämna nycklar– så här går det till

Transporter

Fordonstrafik inom fastighetens område ska minimeras.

I de fall fordon måste framföras gäller att fordon ska framföras med stor försiktighet och mycket låg hastighet även på vägar som ligger nära fastigheten.

Vid större och tyngre transporter ska tillstånd inhämtas från verksamhetsansvarig.

En säker och god arbetsmiljö

Större delen av arbeten utförs på fastigheter och i lokaler under pågående verksamhet varför riskbedömning, säkerhet och säker arbetsmiljö är av största vikt.
God ordning ska gälla på arbetsplatsen, det skapar trivsel och framkomlighet och kan förebygga olyckor.
Vid arbeten under pågående verksamhet ska anvisad plats för material stämmas av med verksamhetens samordnare i arbetsmiljöfrågor.
Obehöriga äger ej tillträde till arbetsområde.
Arbetsplatsen ska städas varje dag. Ta med allt skräp och spillmaterial efter utfört arbete. Det får inte slängas i fastighetens miljörum.
Ha ständig uppmärksamhet. Teknisk utrustning som kan medföra att du brister i uppmärksamhet eller stör verksamheten får ej användas.
Utrymningsvägar, förbindelseleder och transportvägar ska alltid hållas fria.
Vid ställningsbygge och användning av skylift ska den anställde ha rätt utbildning och iaktta gällande föreskrifter.
Maskiner, verktyg ska låsas eller tas bort, då man inte befinner sig på arbetsplatsen.
På grund av arbetsmiljöskäl och risken att inte kunna uppmärksamma inträffat olycksfall, får på denna arbetsplats inte radioapparater eller annan ljudanläggning användas.
Vid större arbeten kan det vara lämpligt att täcka arbetsstället med täckplast eller liknande, för att skydda möbler och annat i lokalen. Täck även dörröppningar till andra rum om jobbet dammar.
Om du behöver lämna ett arbete i väntan på reservdel eller liknande och återkomma senare, sätt gärna upp en lapp på berörd maskin etc med information om status på arbetet.
Brand- och utrymningslarm ska vara i drift under hela entreprenadtiden. Nödvändiga temporära urkopplingar får utföras först efter beställarens medgivande och godkännande i varje enskilt fall.
Tillbud (nästan-olyckor eller oönskade händelser). Rapportera alla tillbud, skador och säkerhetsbrister till beställaren

Ett trevligt uppförande

När du utför ett uppdrag förväntar vi oss att du representerar oss på ett bra sätt. ”Hel och ren” är en självklarhet, ett motto som alltid gäller våra anställda och inhyrda leverantörer.

Det är inte lämpligt att ha kläder med provocerande utseende eller budskap. Rasistiska symboler och budskap accepterar vi aldrig.

Rökning är inte tillåtet inomhus eller utomhus omkring våra lokaler, snusning är ok om du tar hand om prillan.

Stäm av med verksamhetens personal att det är ok att du använder deras toaletter.

Det är inte tillåtet att vistas i andra rum än där arbetet utförs. Använd heller inte någon utrustning i lokalen som tillhör hyresgästen.

Det är förbjudet att fotografera barn/elever som vistas på/invid skolan utan föräldrars skriftliga medgivande.

Policy mutor

Vår verksamhet bygger på att allmänheten och de folkvalda i Huddinge har förtroende för oss.
Vi värnar därför om integritet i våra relationer med våra leverantörer. Detta innebär att ingen av Huddinge Samhällsfastigheters anställda får eller ska acceptera gåvor eller andra förmåner, som
gör att hans eller hennes ställning kan ifrågasätta. Vi vill därför förtydliga att:

Vi iakttar stor försiktighet vid representation, både vår egen och när våra medarbetare blir bjudna. Att bli bjuden på/bjuda på en arbetslunch motsvarande dagens rätt eller liknande får dock förekomma vid ett naturligt samband med uppdraget.
Vi tackar nej om vi erbjuds studieresor, kurser, seminarier och resor som inte har ett naturligt samband med tjänsteutövningen och är längre än en dag.
I princip tar vi aldrig emot gåvor från utomstående. I det fall högtidspresenter (exempelvis julkorgar) tas emot – ska det vara en gåva till samtliga medarbetare på företaget.
Rabatter till enskilda medarbetare avvisar vi.

Kontaktperson hos leverantören ska sprida denna information till berörda.

Sekretess

Vi värnar självklart om våra hyresgästers integritet. Som leverantör har du precis som våra medarbetare tystnadsplikt för det du ser, hör och läser om hos våra hyresgäster och oss. Det är egentligen bara fråga om sunt förnuft och respekt för andra människors integritet.

Information om pågående arbete

När du gör ett större arbete i en fastighet ska alla som berörs informeras om vilket arbete som ska göras, hur lång tid det tar och hur det eventuellt påverkar verksamheten.

Parkering

De parkeringsbestämmelser som gäller inom en fastighet, gäller även för våra leverantörer. Parkering på gräsmattor är aldrig tillåten. Parkera så att du inte hindrar utryckningsfordon, färdtjänst eller andra transporter.

För servicebilar finns speciella parkeringstillstånd som kan kvitteras ut enligt överenskommelse.

Fakturering

Fakturor ska alltid märkas på följande sätt:

Under ”Er referens” ange anställningsnummer för beställaren 4 siffror och arbetsordernummer 11 siffror. Observera att det ska vara ett mellanslag mellan anställningsnummer och arbetsordernummer. Exempel: 1380 65100090100. Om fakturan avser beställning via vår leverantörsportal framgår fakturamärkning av arbetsordern i systemet. I annat fall får ni kontakta vår beställare för att få korrekt fakturamärkning.
Vårt avtalsnummer ska även anges på fakturan. Exempel: AS/2023:123
Vi vill i första hand få elektroniska fakturor. Om det inte går kan vi också ta emot faktura i PDF-format. E-fakturor skickas till Crediflow som operatör. Vårt Peppol ID är 0007:5565369666. PDF- fakturor mejlas till: invoice-5565369666@s4fprogress.com

Till sist...

Som leverantör ska du alltid följa vad som gäller enligt beställarens handling ”Miniminivå för regler på arbetsplatsen”.
Om du avbryter jobbet tillfälligt för att komma tillbaka senare, är det viktigt att verksamheten i den lokal du utför arbetet för oss, får veta när du kommer tillbaka. Om du av någon anledning inte kan komma tillbaka på den utlovade tiden är det viktigt att du ringer verksamheten och meddelar det.
Som leverantör ska du aldrig lova ytterligare åtgärder. Hänvisa alltid till Huddinge Samhällsfastigheter.
När ditt arbete är helt färdigt ska du rapportera in i Huddinge Samhällsfastigheters leverantörsportal enligt överenskommelse.
Vi vill att du fakturerar ditt jobb snarast efter avslutat arbete.